退職代行で会社に送る手紙の書き方と注意点｜スムーズな退職のために

「もう会社に行きたくない…でも、自分で退職を伝えるのは気が重い…」そう悩んでいませんか？近年、注目を集めている「退職代行サービス」を利用すれば、あなたに代わって退職の意思を会社に伝えてくれます。

しかし、退職代行を利用する場合でも、会社への手紙（退職届）の提出が必要になるケースがあります。

そこで本記事では、「退職代行手紙」というキーワードに焦点を当て、

退職代行を利用する際に手紙が必要となる理由
会社に送る手紙の基本的な書き方と例文
手紙を作成する際の注意点

について詳しく解説します。この記事を読めば、退職代行を利用してスムーズに退職するための手紙の準備が万全になります。

退職代行で手紙が必要になるのはなぜ？
1. 会社に送る手紙（退職届）の基本的な書き方と例文
退職代行で手紙（退職届）が必要になるケース

退職代行で手紙が必要になるのはなぜ？

退職代行サービスは、基本的に電話やメールなどで会社に退職の意思を伝えてくれます。しかし、最終的な退職の手続きには、正式な書面である退職届（手紙）の提出を会社が求める場合があります。

また、退職代行サービスによっては、会社への連絡だけでなく、退職届の作成や提出の代行を行ってくれる場合もあります。事前にサービス内容を確認しておきましょう。

会社に送る手紙（退職届）の基本的な書き方と例文

会社に提出する手紙（退職届）は、必要な書類であるため、いくつかの基本的なルールと記載すべき事項があります。

基本的な構成

タイトル: 「退職届」または「退職願」と記載します。
宛名: 会社名と代表取締役社長名を正式名称で記載し、敬称として「殿」を付けます。
差出人: 自身の所属部署名と氏名を記載し、氏名の下に「印」または捺印します。
退職理由: 一身上の都合により退職することを簡潔に記載します。（詳細な理由は伝える必要はありません）
退職希望日: 退職したい具体的な日付を記載します。
提出日: 手紙を作成した日付を記載します。

例文

退職届

株式会社〇〇
代表取締役社長〇〇殿

私儀、

この度、一身上の都合により、来る令和〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

退職代行で手紙（退職届）が必要になるケース

前述の通り、退職代行サービスを利用しても、最終的に会社への退職届の提出が必要になる場合があります。具体的には、以下のようなケースが考えられます。

会社の規定: 会社の就業規則で、退職の意思表示は書面（退職届）で行うと定められている場合。
手続き上の必要性: 会社が退職の手続きを進める上で、正式な退職届の提出を必須としている場合。
退職代行サービスの範囲: 利用する退職代行サービスが、会社への連絡代行のみで、退職届の作成や提出代行を行っていない場合。

そのため、退職代行サービスを利用する前に、サービス内容をしっかりと確認し、退職届の作成や提出の代行が含まれているかを確認することが重要です。もし含まれていない場合は、自分で退職届を用意する必要があります。

手紙（退職届）の各項目の書き方

例文を元に、各項目の書き方をより詳しく解説します。

タイトル:
- 退職届: 一般的に、自己都合退職や合意退職の場合に使用します。
- 退職願: まれに、退職を願い出るという意味合いで使用される場合がありますが、基本的には「退職届」を使用するのが一般的です。
- いずれの場合も、中央に大きく、はっきりと記載しましょう。
宛名:
- 会社名: 株式会社〇〇のように、正式名称を省略せずに記載します。「（株）」などの略称は避けましょう。
- 代表取締役社長名: 役職名と氏名を正確に記載し、敬称として**「殿」**を付けます。もし社長名が不明な場合は、「代表取締役社長御中」と記載しても良いでしょう。
差出人:
- 所属部署名: 配属されている部署名を正式名称で記載します。例：〇〇部、△△課など。
- 氏名: 自分の氏名をフルネームで記載し、氏名の下に必ず「印」または捺印をします。シャチハタは避け、認印を使用しましょう。
退職理由:
- 一身上の都合により: 自己都合退職の場合は、この記載で問題ありません。詳細な理由を伝える必要はありません。
- もし会社都合退職の場合: 退職代行サービスと相談の上、適切な表現を用いる必要があります。
- 簡潔に、句読点を使用せずに記載するのが一般的です。
退職希望日:
- 「来る令和〇年〇月〇日をもって」: このように、「来る」という言葉を添えて、具体的な退職したい年月日を記載します。会社の就業規則や雇用契約で退職日の申し出期間が定められている場合は、それに従う必要があります。退職代行サービスとも相談して、適切な退職日を決定しましょう。
提出日:
- 手紙を作成した日付を記載します。和暦（令和〇年〇月〇日）で記載するのが一般的です。

手紙（退職届）を作成する際の注意点

スムーズな退職のために、手紙を作成する際には以下の点に注意しましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける: 必要な書類なので、失礼のない丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
黒色のインクを使用する: ボールペンまたは万年筆を使用し、黒色のインクで丁寧に書きましょう。鉛筆や消せるボールペンは避けるべきです。
修正液や修正テープは使用しない: 書き間違えた場合は、新しい用紙に書き直しましょう。
A4サイズの白い用紙を使用する: サイズや色に指定がない場合でも、A4サイズの白い用紙を使用するのが一般的です。
折り方にも注意する: 三つ折りにして封筒に入れるのが一般的です。折り目が書類の内容にかからないように注意しましょう。
封筒の書き方:
- 表面: 会社名、部署名、担当者名を記載し、「様」または「御中」を付けます。
- 裏面: 自分の所属部署名と氏名を記載します。
- 封筒の色は白または茶色のものを選びましょう。